Переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября

Изображение с сайта https://www.nalog.gov.ru

С 1 сентября 2026 года участникам перевозок необходимо перевести в электронный формат часть перевозочных документов. Такие требования установлены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Переход касается всех участников логистических цепочек, задействованных в перевозке грузов наёмным транспортом: отправителей и получателей, перевозчиков и экспедиторов. Даже если компания только получает груз и не инициирует документооборот, она должна подписать свою часть электронной транспортной накладной (ЭТрН), подтверждающую приёмку товара.

Переход на ЭТрН осуществляется в рамках реализации системы «ГосЛог» –национальной цифровой транспортно-логистической платформы, государственной информационной системы, созданной для цифровизации процессов грузоперевозок в России.

С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок (грузоотправители, перевозчики и грузополучатели) по общему правилу обязаны перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД).
В Приложение к приказу Министерства транспорта Российской Федерации от 1 июня 2026 года № 262 определён Перечень случаев, при которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются в бумажном виде. В частности, это применяется:
1. если грузоотправителем или грузополучателем выступает иностранное юридическое лицо, сведения о котором не включены в государственный реестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц;

2. при оказании услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом физическому лицу, являющемуся грузоотправителем и (или) грузополучателем, для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд;

3. при оказании услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом, если у участника информационного взаимодействия отсутствует техническая возможность направления в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, в связи со сбоем в работе программно-аппаратных комплексов, который привел к нерегламентированной и непредвиденной неработоспособности информационной инфраструктуры участников информационного взаимодействия

4. при отсутствии доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

5. При оказании услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом в случае, если грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.

Для оформления электронных транспортных накладных (ЭТрН) компания, как участник перевозки, должна заключить соглашение с оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), включенным в реестр Минтранса России, выбрав оператора ИС ЭПД (информационная система электронных перевозочных документов) из реестра (п. 31 ч. 1 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (ред. от 31.07.2025)).
Порядок подключения:
Для оформления ЭТрН Продавцу (Поставщику) необходимо заключить соглашение об электронном документообороте (ЭДО) с аккредитованным оператором и использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Перечень аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса России (Контур, Калуга-Астрал, Тензор и др.).
У директора должна быть УКЭП организации, у работников, которые получат доступ к сервису оператора, — личные УКЭП и МЧД организации (ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта).
Каждый документ состоит из нескольких файлов, которые формируют разные участники перевозки. Обмен файлами происходит через операторов ИС ЭПД, они передают сведения о всех этапах перевозки в ГИС ЭПД.
ЭТрН состоит из обязательных (1 — 4) и дополнительных файлов (титулов). Титул 1 формирует грузоотправитель, включая в него сведения об участниках перевозки, условиях договора, автомобиле, водителе и грузе.
Титул 3 формирует грузополучатель, указывая время приемки груза, его количество и состояние. Титулы 2 и 4 формирует перевозчик, он подтверждает приемку груза у грузоотправителя и его передачу грузополучателю. После передачи титула 2 в ГИС ЭПД система формирует QR-код, который водитель может предъявить сотрудникам ГИБДД при проверке на дороге.
Если какой-то участник перевозки не перейдёт на ЭТрН (перевозчик, экспедитор, грузоотправитель, грузополучатель), электронный документооборот не завершится, не будет первичных документов для обоснования транспортных расходов и НДС-вычетов (если они есть).
Правительству РФ поручено до 15 августа 2026 г. подготовить методические рекомендации по системе «ГосЛог».